2017年 11月 の投稿一覧

Gmailを導入したら最初に設定しておきたいオススメ設定とその手順

ハングアウトを非表示にしてサイドバーを見やすくする 

サイドバーのハングアウトでラベルが隠れているのを解消する方法です。

設定方法

1. サイドバー下のアイコンをクリックすることで非表示にできます。

2. ハングアウトが非表示になり、ラベル等が見やすくなりました。

 

一覧ページの件名を小さくし一覧性を高める

メールの一覧ページの件名を小さくし一覧性を高める方法です。

設定方法

1. 右上の歯車ボタンをクリック

2. 任意のサイズをクリック

3. 間隔が狭くなり、メールが見やすくなりました。

誤って送信してしまったメールを取り消しできる機能を有効にする

メールの送信直後に、誤字や脱字・添付ファイルのつけ忘れに気がついたことはありませんか?

Gmailには送信直後であれば送信をキャンセルできる機能があります。

キャンセルできる猶予時間は選択が可能です。

設定方法

まずGmailの設定画面を開きます。

設定画面の開き方が分からない方は『Gmailの設定画面の開き方』を参考にしてください。

1. Gmailの設定画面を開き「送信取り消し」の項目で「送信取り消し機能を有効にする」にチェックを入れ、送信後取り消せる猶予時間を設定します。

2. メールの送信後、検索バーの下に「取り消し」ボタンが表示されます。先ほど設定した時間内であれば、この「取り消し」ボタンでメールの送信を取り消すことができます。

宛先が複数のメールに返信する時にデフォルトで全員に返信する

Gmailでは、Ccなどで複数人宛てのメールでも、返信ボタンを押すと差出人1人に対しての返信になってしまいます。「全員に返信」ボタンをクリックすれば全員に返信することも可能ですが、全員に返信にすることの方が多い場合はデフォルトで「全員に返信」に設定しておくと便利です。

設定方法

まずGmailの設定画面を開きます。

設定画面の開き方が分からない方は『Gmailの設定画面の開き方』を参考にしてください。

1. Gmailの設定画面を開き「返信時のデフォルトの動作」より「全員に返信」にチェックを入れます。

キーボード ショートカットを ONにする

Gmailには様々なキーボードショートカットが用意されています。ショートカットを使うことで、作業効率をアップすることができます。Gmailで用意されているショートカットはGmail のキーボード ショートカットをご覧ください。

設定方法

Gmailの設定画面を開き「キーボード ショートカット」の欄で「キーボード ショートカット ON」にチェックを入れます。

自動で文末に署名が入るように設定する

メールの署名を毎回コピー&ペーストで入力するのは非効率なので、自動で文末に入るようにします。

設定方法

まずGmailの設定画面を開きます。

設定画面の開き方が分からない方は『Gmailの設定画面の開き方』を参考にしてください。

Gmailの設定を開き「署名」の項目でアカウント欄にチェックを入れ、署名を設定したいアカウントを選択します。 その下に任意の署名を入れます。フォントはブログのように変更が可能です。 署名の前には自動で「–」が入ります。 入れたくない場合は「返信で元のメッセージの前にこの署名を挿入し、その前の「–」を削除する。」にチェックを入れます。

図解で分かる!ビジネスメールを他のメールアドレスへ自動転送する方法

仕事で使っているメールを自動転送する方法をご紹介致します。

この機能を使うことによって、他のPCや携帯でもメールを確認することができるようになります。

メールの自動転送を設定する前に知っておきたいメールの仕組み

メールの自動転送の仕組みを、メールの仕組みと共にご説明します。

①まず相手が送信したメールは、自社が契約しているメールサーバーに届きます。

②メールサーバーに届いたメールは、設定しているPCや携帯で受信します。

このメールサーバーで転送設定をすることで、普段から使用しているメインPCだけでなく、他のメールサーバーにメールを転送することができます。

③他のメールサーバーに届いたメールを受信します。

④転送を受信した端末からメールを返信することもできますが…

⑤転送先の端末から送信していることになるため、相手には差出人が普段とは違うメールアドレスになってしまうのがデメリットです。

メールの自動転送を設定する方法

上記の通り、契約している転送元のメールサーバーで自動転送の設定をしなければならないので、設定方法は契約しているメールサーバーによって異なります。

以下に設定方法のリンクを紹介します。

図解で分かる!IMAPメール設定方法

IMAPメールの設定方法は大きく分けて2ステップです。

  1. メールアプリ(クライアントアプリ)を決め、インストール
  2. サーバー情報をメールアプリ(クライアントアプリ)に入力

意外と簡単ですね。

詳しく説明していきましょう。

メールアプリ(クライアントアプリ)を決め、インストール

まずはなんのメールアプリを使うかを決めます。

メールを送受信できるアプリのことを”クライアントアプリ”と呼んだりします。

ここでは”メールアプリ”で統一したいと思います。

IMAP対応メールアプリ(クライアントアプリ)と対応端末

メールアプリはたくさんあり、IMAP機能に対応しているものを選ぶ必要があります。

また、端末やOSによって対応しているものとしていないものがあります。

以下がメジャーなIMAP対応メールアプリです。

端末 PC 携帯
OS Windows Mac iPhone Android
Gmail 可(※) 可(※) 可(※) 可(※)
Newton 可(無料) 可(無料) 可(無料) 可(無料)
iPhone標準メールアプリ 不可 不可 可(無料) 不可
Thunderbird 可(無料) 可(無料) 不可 不可
Outlook 可(有料) 可(有料) 可(無料) 可(無料)

※「〜@gmail.com」の場合は無料。「〜@(企業ドメイン)」の場合は有料(G Suite(Googleが運営するクラウドビジネスツール)の導入が必要。月500円/ID)。

また、メールアプリにはインストールして使う”アプリ型”のものと、インストールせずブラウザでアクセスして使う”ブラウザ型”のものがあります。

上記に上げたアプリの中では、GmailのPCのみブラウザ型、それ以外は全てアプリ型です。

おすすめのメールアプリ(クライアントアプリ)

G Suiteを導入している人はGmailがおすすめです。

全ての端末を同じアプリで統一したいという人はNewtonがおすすめです。

Appleマニアの方はiPhone標準メールアプリ

Microsoftマニアの方はOutlookが良いでしょう。

メールアプリ(クライアントアプリ)インストールリンク集

PC(Windows)

PC(Mac)

携帯(iPhone)

携帯(Android)

サーバー情報をメールアプリ(クライアントアプリ)に入力

利用するメールアプリが決まったら、契約しているメールサーバーのサーバー情報をアプリに入力します。

メールサーバーのサーバー情報の確認方法はご契約中のサーバーにより異なります。

メールサーバーのサーバー情報の確認方法リンク集

メールアプリ(クライアントアプリ)の設定方法リンク集

GmailにはG Suiteの導入が必要なため、省いています。

PC(Windows)

PC(Mac)

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