2017年 10月 の投稿一覧

図解で分かる!PCのビジネスメールを携帯でも受信する3つの方法

普段、パソコンで操作しているメールを携帯やスマートフォンで操作できると便利だと思ったことはありませんか?

このページではパソコンのメールを携帯・スマホでも受信する3つの方法を図解でご紹介致します。

※図解は分かりやすくするため、一部簡略化しております。

パソコンのメールを携帯・スマホでも受信する3つの方法は次の3つの方法があります。技術的な用語が出てきますが詳しくは後程。

  1. IMAP(アイマップ)機能を利用する
  2. POP(ポップ)機能を利用する
  3. メールの転送機能を利用する

それぞれのメリット・デメリットは以下の通りです。

差出人 送信履歴やフォルダ既読等の同期 オススメの方
IMAP 変わらず 可能
  • PCと携帯の送信履歴や設定を同期させたい方
  • 複数人で同じアドレスを使用している場合、社員間で送信履歴やフォルダ振り分け等を同期させたい方
POP 変わらず 不可能
  • 複数人で同じアドレスを使用していて、フォルダ振り分けなどを同期させたくない方
転送 変わる 不可能
  • ガラケー(フィーチャーフォン)の方

それぞれの詳しい説明をします。

IMAP(アイマップ)機能を利用する

まずはIMAPの説明です。

IMAPでは、フォルダの振り分けやフィルタの設定がメールサーバー上で行われます。

その為、PCからアクセスしても携帯からアクセスしても同じ環境で操作することができます。

IMAPはこんな方におすすめ

  • PCと携帯の送信履歴や設定を同期させたい方
  • 複数人で同じアドレスを使用している場合、社員間で送信履歴やフォルダ振り分け等を同期させたい方

POP(ポップ)機能を利用する

次にPOP機能です。

POPでは、フォルダの振り分けやフィルタの設定は、携帯やPCなどの端末上で行われます。

よって、携帯とPCの環境が同期されません。

ただ、どちらも同じメールサーバーからメールを受信するため、同じメールを受信することができます。

POPはこんな方におすすめ

  • 複数人で同じアドレスを使用していて、フォルダ振り分けなどを同期させたくない方

メールの転送機能を利用する

最後にメールサーバーが持つ「転送機能」を利用する方法です。

メールサーバーに届いたメールを携帯のメールアドレスにも転送します。

携帯のメールアドレスからの送信になるため、連絡相手には違う差出人からメールが届くことがデメリットです。

文頭に「外出中の為、携帯からお送りしております」など一言付け加えるのが良いでしょう。

転送機能の利用はこんな方におすすめ

  • 複数人で同じアドレスを使用していて、フォルダ振り分けなどを同期させたくない方

図解で分かる!Excelをリアルタイムに同時編集する方法【無料】

WordやExcel、PowerPointなどのMicrosoft Officeソフトを他人と共有し、リアルタイムで共同編集出来たら便利だと思ったことはありませんか?

このページではExcelを例に上げ、リアルタイムに共同編集する方法をご紹介致します。

Excelをリアルタイムで共同編集するためにはGoogleスプレッドシートを利用する

結論からお伝えすると、「Excel」は使わなくなりGoogleが開発する「Googleスプレッドシート」という表計算ソフトに乗り換えます。

「乗り換える」と言うと「面倒くさい」と思われる方も多いと思いますが使い勝手は「Excel」とほぼおなじですし、既存のExcelファイルも「ほぼ」そのままGoogleスプレッドシートで使えます。手順も簡単ですし、Googleスプレッドシートの方が軽くて早いので、是非この機会に利用してみましょう。

Googleスプレッドシートを利用するためには、Google Drive(グーグルドライブ)というGoogleが運営するクラウドサーバーにExcelファイルをアップロードする必要があります。

  1. ExcelをGoogleドライブにアップロード
  2. GoogleドライブにアップロードしたExcelをGoogleスプレッドシートに変換
  3. Googleスプレッドシートに変換したファイルの閲覧・編集権限の付与

という流れにになります。

手持ちのExcelをGoogleドライブにアップロードし、Googleスプレッドシートに変換、他人に閲覧・編集権限を付与する方法

ExcelをGoogleドライブにアップロードする方法

Googleのホームページより、右上のメニューボタンをクリックし「ドライブ」をクリック

アップロードしたいファイルをドラッグ&ドロップでアップロードします。

「アップロード完了」が表示されれば完了です。ファイルの容量が大きい場合は時間がかかります。

GoogleドライブにアップロードしたExcelをGoogleスプレッドシートに変換する方法

Googleスプレッドシートに変換したいファイルをダブルクリック

「Google スプレッドシート で開く」をクリック

すると、新しいタブで変換後のファイルが表示されます。Googleドライブに戻り、ファイルを確認するため、元のタブをクリックします。

戻るボタンをクリック

変換されたファイルを確認できました。

Googleスプレッドシートに変換したファイルの閲覧・編集権限の付与

変換したファイルを表示するため、タブをクリックします。

共有権限を付与するため「共有」ボタンをクリック

共有したい相手のGoogleアカウントアドレスを入力します。

付与する権限の範囲を設定します。 ●編集者 → 編集権限全てを与えます ●コメント可 → ファイルの編集はできませんが、コメントを付ける権限を与えます ●閲覧者 → 閲覧権限のみを与えます。また、「通知」にチェックを入れることで共有相手にメール通知を送ることができます。

共有相手にメールが届きました。メールが届いた側は「スプレッドシートを開く」で共有されたファイルを開くことができます。

ファイルを開くことができました。右上には、同時に同じファイルを閲覧しているアカウントが表示されます。

共有元視点に戻ります。ファイルを編集してみましょう。同時に閲覧している人の選択しているセルも確認することができます。

共有先視点に戻ります。共有元が編集したデータがリアルタイムに反映されていることが確認できました。