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図解で分かる!ビジネスメールを他のメールアドレスへ自動転送する方法

仕事で使っているメールを自動転送する方法をご紹介致します。

この機能を使うことによって、他のPCや携帯でもメールを確認することができるようになります。

メールの自動転送を設定する前に知っておきたいメールの仕組み

メールの自動転送の仕組みを、メールの仕組みと共にご説明します。

①まず相手が送信したメールは、自社が契約しているメールサーバーに届きます。

②メールサーバーに届いたメールは、設定しているPCや携帯で受信します。

このメールサーバーで転送設定をすることで、普段から使用しているメインPCだけでなく、他のメールサーバーにメールを転送することができます。

③他のメールサーバーに届いたメールを受信します。

④転送を受信した端末からメールを返信することもできますが…

⑤転送先の端末から送信していることになるため、相手には差出人が普段とは違うメールアドレスになってしまうのがデメリットです。

メールの自動転送を設定する方法

上記の通り、契約している転送元のメールサーバーで自動転送の設定をしなければならないので、設定方法は契約しているメールサーバーによって異なります。

以下に設定方法のリンクを紹介します。

図解で分かる!IMAPメール設定方法

IMAPメールの設定方法は大きく分けて2ステップです。

  1. メールアプリ(クライアントアプリ)を決め、インストール
  2. サーバー情報をメールアプリ(クライアントアプリ)に入力

意外と簡単ですね。

詳しく説明していきましょう。

メールアプリ(クライアントアプリ)を決め、インストール

まずはなんのメールアプリを使うかを決めます。

メールを送受信できるアプリのことを”クライアントアプリ”と呼んだりします。

ここでは”メールアプリ”で統一したいと思います。

IMAP対応メールアプリ(クライアントアプリ)と対応端末

メールアプリはたくさんあり、IMAP機能に対応しているものを選ぶ必要があります。

また、端末やOSによって対応しているものとしていないものがあります。

以下がメジャーなIMAP対応メールアプリです。

端末 PC 携帯
OS Windows Mac iPhone Android
Gmail 可(※) 可(※) 可(※) 可(※)
Newton 可(無料) 可(無料) 可(無料) 可(無料)
iPhone標準メールアプリ 不可 不可 可(無料) 不可
Thunderbird 可(無料) 可(無料) 不可 不可
Outlook 可(有料) 可(有料) 可(無料) 可(無料)

※「〜@gmail.com」の場合は無料。「〜@(企業ドメイン)」の場合は有料(G Suite(Googleが運営するクラウドビジネスツール)の導入が必要。月500円/ID)。

また、メールアプリにはインストールして使う”アプリ型”のものと、インストールせずブラウザでアクセスして使う”ブラウザ型”のものがあります。

上記に上げたアプリの中では、GmailのPCのみブラウザ型、それ以外は全てアプリ型です。

おすすめのメールアプリ(クライアントアプリ)

G Suiteを導入している人はGmailがおすすめです。

全ての端末を同じアプリで統一したいという人はNewtonがおすすめです。

Appleマニアの方はiPhone標準メールアプリ

Microsoftマニアの方はOutlookが良いでしょう。

メールアプリ(クライアントアプリ)インストールリンク集

PC(Windows)

PC(Mac)

携帯(iPhone)

携帯(Android)

サーバー情報をメールアプリ(クライアントアプリ)に入力

利用するメールアプリが決まったら、契約しているメールサーバーのサーバー情報をアプリに入力します。

メールサーバーのサーバー情報の確認方法はご契約中のサーバーにより異なります。

メールサーバーのサーバー情報の確認方法リンク集

メールアプリ(クライアントアプリ)の設定方法リンク集

GmailにはG Suiteの導入が必要なため、省いています。

PC(Windows)

PC(Mac)

携帯(iPhone)

携帯(Android)

図解で分かる!PCのビジネスメールを携帯でも受信する3つの方法

普段、パソコンで操作しているメールを携帯やスマートフォンで操作できると便利だと思ったことはありませんか?

このページではパソコンのメールを携帯・スマホでも受信する3つの方法を図解でご紹介致します。

※図解は分かりやすくするため、一部簡略化しております。

パソコンのメールを携帯・スマホでも受信する3つの方法は次の3つの方法があります。技術的な用語が出てきますが詳しくは後程。

  1. IMAP(アイマップ)機能を利用する
  2. POP(ポップ)機能を利用する
  3. メールの転送機能を利用する

それぞれのメリット・デメリットは以下の通りです。

差出人 送信履歴やフォルダ既読等の同期 オススメの方
IMAP 変わらず 可能
  • PCと携帯の送信履歴や設定を同期させたい方
  • 複数人で同じアドレスを使用している場合、社員間で送信履歴やフォルダ振り分け等を同期させたい方
POP 変わらず 不可能
  • 複数人で同じアドレスを使用していて、フォルダ振り分けなどを同期させたくない方
転送 変わる 不可能
  • ガラケー(フィーチャーフォン)の方

それぞれの詳しい説明をします。

IMAP(アイマップ)機能を利用する

まずはIMAPの説明です。

IMAPでは、フォルダの振り分けやフィルタの設定がメールサーバー上で行われます。

その為、PCからアクセスしても携帯からアクセスしても同じ環境で操作することができます。

IMAPはこんな方におすすめ

  • PCと携帯の送信履歴や設定を同期させたい方
  • 複数人で同じアドレスを使用している場合、社員間で送信履歴やフォルダ振り分け等を同期させたい方

POP(ポップ)機能を利用する

次にPOP機能です。

POPでは、フォルダの振り分けやフィルタの設定は、携帯やPCなどの端末上で行われます。

よって、携帯とPCの環境が同期されません。

ただ、どちらも同じメールサーバーからメールを受信するため、同じメールを受信することができます。

POPはこんな方におすすめ

  • 複数人で同じアドレスを使用していて、フォルダ振り分けなどを同期させたくない方

メールの転送機能を利用する

最後にメールサーバーが持つ「転送機能」を利用する方法です。

メールサーバーに届いたメールを携帯のメールアドレスにも転送します。

携帯のメールアドレスからの送信になるため、連絡相手には違う差出人からメールが届くことがデメリットです。

文頭に「外出中の為、携帯からお送りしております」など一言付け加えるのが良いでしょう。

転送機能の利用はこんな方におすすめ

  • 複数人で同じアドレスを使用していて、フォルダ振り分けなどを同期させたくない方

図解で分かる!Excelをリアルタイムに同時編集する方法【無料】

WordやExcel、PowerPointなどのMicrosoft Officeソフトを他人と共有し、リアルタイムで共同編集出来たら便利だと思ったことはありませんか?

このページではExcelを例に上げ、リアルタイムに共同編集する方法をご紹介致します。

Excelをリアルタイムで共同編集するためにはGoogleスプレッドシートを利用する

結論からお伝えすると、「Excel」は使わなくなりGoogleが開発する「Googleスプレッドシート」という表計算ソフトに乗り換えます。

「乗り換える」と言うと「面倒くさい」と思われる方も多いと思いますが使い勝手は「Excel」とほぼおなじですし、既存のExcelファイルも「ほぼ」そのままGoogleスプレッドシートで使えます。手順も簡単ですし、Googleスプレッドシートの方が軽くて早いので、是非この機会に利用してみましょう。

Googleスプレッドシートを利用するためには、Google Drive(グーグルドライブ)というGoogleが運営するクラウドサーバーにExcelファイルをアップロードする必要があります。

  1. ExcelをGoogleドライブにアップロード
  2. GoogleドライブにアップロードしたExcelをGoogleスプレッドシートに変換
  3. Googleスプレッドシートに変換したファイルの閲覧・編集権限の付与

という流れにになります。

手持ちのExcelをGoogleドライブにアップロードし、Googleスプレッドシートに変換、他人に閲覧・編集権限を付与する方法

ExcelをGoogleドライブにアップロードする方法

Googleのホームページより、右上のメニューボタンをクリックし「ドライブ」をクリック

アップロードしたいファイルをドラッグ&ドロップでアップロードします。

「アップロード完了」が表示されれば完了です。ファイルの容量が大きい場合は時間がかかります。

GoogleドライブにアップロードしたExcelをGoogleスプレッドシートに変換する方法

Googleスプレッドシートに変換したいファイルをダブルクリック

「Google スプレッドシート で開く」をクリック

すると、新しいタブで変換後のファイルが表示されます。Googleドライブに戻り、ファイルを確認するため、元のタブをクリックします。

戻るボタンをクリック

変換されたファイルを確認できました。

Googleスプレッドシートに変換したファイルの閲覧・編集権限の付与

変換したファイルを表示するため、タブをクリックします。

共有権限を付与するため「共有」ボタンをクリック

共有したい相手のGoogleアカウントアドレスを入力します。

付与する権限の範囲を設定します。 ●編集者 → 編集権限全てを与えます ●コメント可 → ファイルの編集はできませんが、コメントを付ける権限を与えます ●閲覧者 → 閲覧権限のみを与えます。また、「通知」にチェックを入れることで共有相手にメール通知を送ることができます。

共有相手にメールが届きました。メールが届いた側は「スプレッドシートを開く」で共有されたファイルを開くことができます。

ファイルを開くことができました。右上には、同時に同じファイルを閲覧しているアカウントが表示されます。

共有元視点に戻ります。ファイルを編集してみましょう。同時に閲覧している人の選択しているセルも確認することができます。

共有先視点に戻ります。共有元が編集したデータがリアルタイムに反映されていることが確認できました。