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Gmailの設定画面の開き方

ここからの設定は、まず設定画面を開く必要があります。

ここではGmailの設定画面の開き方をご説明致します。

1. 右上の歯車ボタンをクリックします。

2. 「設定」をクリックします。

3. 設定画面を表示できました。

4. 各種設定後は、最下部にある「変更を保存」をクリックして設定を保存してください。これを忘れると設定が反映されませんので気をつけてください。

業務効率をアップする為に最低限入れるべきChrome拡張機能5選

ブラウザの『戻る』『進む』などの操作が一瞬で出来るようになる『miniGestures』

マウスの右クリックを押しながら動かすことによって様々な操作が出来るChrome拡張機能です。

動作は自由にカスタマイズすることができ、例えば右クリックを押しながらマウスを右へ動かすと前のページに『戻る』といったことができます。

ダウンロードはこちらから

miniGestures – Chrome ウェブストア – Google

右クリックでメニューを表示

インストールが終わるとChromeの右上にアイコンが表示されますので右クリックでメニューを表示します。

オプションをクリック

動作を設定するオプションが表示されます

意味は以下の通りです

おすすめの設定と保存

最低でも以下の4項目を設定しておくと良いと思います。

『Save configuration』をクリックして設定を保存出来ます。

広告を非表示にすることができる『Adblock Plus』

インストールするだけでWeb広告が消えます。

ちなみにYouTubeの広告もブロックされます。

ダウンロードはこちらから

Adblock Plus – Chrome ウェブストア – Google

『タブの固定』をショートカットキーで扱えるようになる『Tab Pinner (Keyboard Shortcuts)』

Chromeの便利な機能の1つ『タブの固定』にショートカットキーを付与する拡張機能です。

タブの固定って何?って方はGoogle Chrome のタブを固定する(小さくする)方法をご覧ください。

ダウンロードはこちらから

Tab Pinner (Keyboard Shortcuts) – Chrome Web Store – Google

表示しているページを一瞬でGoogle Keepに保存できる『Google Keep Chrome 拡張機能』

タスク管理に便利なメモアプリのGoogle Keepと連携した拡張機能です。

Google Keepの基本的な使い方はPC(Google mapの「マイマップ」を使ってみたらすごく便利だったので使い方を紹介します!)をご覧ください。

筆者がオススメするGoogle Keepの便利な使い方はGoogleのツールを使いこなして仕事やタスクの抜けや漏れをなくす方法をご覧ください。

ダウンロードはこちらから

Google Keep Chrome 拡張機能 – Chrome ウェブストア

アイコンをクリックで保存

Google Keepに保存したいページで右上のアイコンをクリックします。

保存されました

保存されています

Google Keepを開くと保存されていることが分かると思います。

右クリックでテキストや画像も保存できますので試してみてください。

テキスト

画像

一瞬で翻訳が出来る『Google 翻訳』

表示したWebページの一部の文章や単語を右クリックで簡単に翻訳できる拡張機能です。

翻訳したい範囲を選択します

選択した範囲を右クリックします

『Google 翻訳』をクリック

翻訳されました

【印刷して使える】60のショートカットキーと簡単な覚え方

業務で良く使うWindows、GoogleChrome(ブラウザ)、Googleスプレッドシート(Excel)のショートカットキーを表にしてみました。

印刷して使えるPDF版

編集して使えるxlsx版

気軽に見返せるHTML版

重要度 Windows Google
Chrome
Google
スプレッド
(Excel)
挙動 操作 覚え方
☆☆☆ コピー 「Ctrl + C」 Copy(コピー)
☆☆☆ 貼り付け 「Ctrl + V」 ↑の近く
☆☆☆ 切り取り 「Ctrl + X」 ↑の近く
☆☆☆ 元に戻す 「Ctrl + Z」
☆☆☆ 元に戻すを戻す 「Ctrl + Shift + Z」 or 「Ctrl + Y」 ↑に「Shift」を
追加すると逆になる
☆☆☆ 全てを選択 「Ctrl + A」 All(全て)
☆☆☆ 検索 「Ctrl + F」 Find(見つける)
☆☆☆ 次の項目へ移動 「Tab」
☆☆☆ 前の項目へ移動 「Shift + Tab」 ↑に「Shift」を
追加すると逆になる
☆☆☆ 印刷する 「Ctrl + P」 Save(セーブ)
☆☆ 範囲を選択 「Shift + クリック」
カタカナに変換 「無変換」or「F7」
☆☆ 前に戻る 「Alt + ←」
☆☆ 先に進む 「Alt + →」
ウィンドウを閉じる 「Alt + F4」or「Ctrl + W」
☆☆☆ ファイルやフォルダ、データを削除 「DEL」or「Delete」
☆☆☆ 上書き保存 「Ctrl + S」 Save(セーブ)
☆☆ 複数選択 「Ctrl + クリック」
☆☆ セルの範囲を選択する 「Shift + 矢印キー」
☆☆☆ ウィンドウの切り替え 「Alt + Tab」
☆☆☆ 開いてるウィンドウを一覧化 「Windows + Tab」
☆☆☆ ウィンドウを片側に寄せる 「Windows + ←」 or 「Windows + →」
☆☆ 名前をつけて保存 「Ctrl + Shift + S」 上書き保存に「Shift」を追加
☆☆ ウィンドウを最小化してデスクトップを表示 「Windows + D」 or 「一番右下をクリック」 Down(下へ)
☆☆ ロックをかける 「Windows + L」 Lock(鍵をかける)
☆☆ 新しいフォルダを作る 「Ctrl + Shift + N」 New(新しい)
名前の変更 「F2」
フォルダを開く 「Windows + E」 Explorer(探検家、調査者)
スクリーンショット
保存場所は「ピクチャ」→「スクリーンショット」
「Windows + Print Screeen(PrtSc)」
ウィンドウの縮小・最大化 「枠をダブルクリック」or 「Win + ↑ or ↓」
☆☆ 範囲を選択(中) 「トリプルクリック」
☆☆ 範囲を選択(小) 「ダブルクリック」
☆☆ 拡大・縮小 「Ctrl + ±」or「Ctrl + スクロール」
(WIndowsの場合スクロールのみ)
☆☆ 横スクロール 「Shift + スクロール」(Excel不可)
次の検索 「Ctrl + G」(Excel不可) Go(行く)
前の検索 「Ctrl + Shift + G」(Excel不可) ↑に「Shift」を
追加すると逆になる
元のサイズに戻す 「Ctrl + 0」(Excel不可)
☆☆☆ 新しいタブを開く 「Ctrl + T」 Tab(タブ)
☆☆☆ 閉じたタブを開く 「Ctrl + Shift + T」 ↑に「Shift」を追加
☆☆☆ 次のタブに切り替える 「Ctrl + Tab」
☆☆ 前のタブに切り替える 「Ctrl + Shift + Tab」 ↑に「Shift」を
追加すると逆になる
☆☆ タブを閉じる 「Ctrl + W」 or 「タブを真ん中クリック」
☆☆ 新しいタブでリンクを開く 「Ctrl + クリック」 or 「タブを真ん中クリック」
☆☆ アドレスバーに入力 「Ctrl + L」
ページを再読込 「F5」 or 「Ctrl + R」 Reload(再読込)
履歴を見る 「Ctrl + H」 History(履歴)
☆☆☆ 値のみ貼り付け 「Ctrl + Shift + V」
(Excelの場合「アプリケーションキー → V」)
☆☆☆ 検索と置換 「Ctrl+H」
☆☆ 現在のデータ範囲の端に移動する 「Ctrl + 矢印キー」
☆☆ セルを編集状態にする 「F2」
☆☆ 現在のデータ範囲の端まで選択する 「Ctrl + Shift + 矢印キー」
☆☆ 左揃え 「Ctrl+Shift+L」(Excel不可) Left(左)
☆☆ 右揃え 「Ctrl+Shift+R」(Excel不可) Right(右)
☆☆ 中央揃え 「Ctrl+Shift+E」(Excel不可) ↑の近く
☆☆ 行を削除 「Alt+E→D」(Excel不可)
☆☆ 列を削除 「Alt+E→E」(Excel不可)
☆☆ 書式をクリア 「Ctrl + \」(Excel不可)
テキストを太字に 「Ctrl + B」 Bold(大胆な)
テキストを斜体に 「Ctrl + I」 Italic(斜体)
テキストに下線を 「Ctrl + U」 Under(下)

Inboxの便利な機能とは?

InboxとはGoogleが提供するメールアプリです。

Gmailと違い以下のような機能が搭載されています。

  • メールを一度非表示にして指定した時間に通知して再表示してくれるスヌーズ機能
  • メールを自動で『ショッピング』や『プロモーション(宣伝)』などのカテゴリごとにまとめてくれるバンドル機能
  • あらかじめ設定した時刻に電子メールなどで予定を通知するリマインド機能

Google Keepの便利な機能とは?

Google KeepとはGoogleが提供するメモアプリです。

テキストだけでなく、音声や画像、手書きメモなども保存することができます。

また、以下のような機能が便利です。

  • 指定した時間に通知をしてくれるリマインド機能
  • 他人と共有できる共有機能
  • テキストをリスト化できるチェックボックス機能
  • 用途毎に振り分けができるラベル機能

Googleカレンダーの便利な機能とは?

Google カレンダーとはGoogleが提供するスケジュール管理アプリです。

主に以下のような機能が便利です。

  • 他人とスケジュールを共有できる共有機能
  • 時間が近づいたら通知をしてくれる通知機能
  • 「毎週」「毎月」などのスケジュールを設定できる繰り返し機能

他にもGoogleマップと連携して出発時間になったら通知してくれる機能などもあります。

Googleのツールを使いこなして仕事やタスクの抜けや漏れをなくす方法

仕事やタスクの抜け漏れをなくすために使えるGoogleのツールを2つご紹介します。

※タスクとは・・・自分が行うべき仕事や作業のこと

仕事やタスクの抜けや漏れをなくすために使えるGoogleの2つのツールとは?

仕事やタスクの抜けや漏れをなくすために使えるGoogleのツールは以下の2つです。

  • Googleカレンダー(スケジュール管理アプリ)
  • Google Keep(メモアプリ)

各ツールの概要や機能については以下をご覧ください。

筆者がGoogleのツールをオススメする5つの理由

筆者がGoogleのツールをオススメする理由は以下です。

  1. 無料で使える
  2. 互換性が良くWindowsでもMacでもiPhoneでもiPadでもAndroidでも使える
  3. Googleで統一することで各ツールの連携が取れる
  4. データがクラウドで保存されるので、いつでもどこでもどの端末でも同期できる
  5. 世界最大手の企業なので長く使える(気がする)

どうやって仕事やタスクの抜けや漏れをなくすか?

ではGoogleのツールを使ってどうやって仕事やタスクの抜けや漏れをなくすのでしょうか?

Google カレンダーのリマインダー機能

「今日の夜に処理しなければならない」「週末に処理しなければならない」「週明けに処理しなければならない」「月末に処理しなければならない」「月初に処理しなければならない」など、今は出来ないけど日時を指定してタスクを追加したい場合はGoogle カレンダーのリマインダー機能を利用します。

(リマインダーの意味が分からない方は『リマインダーとは』をご覧ください。)

リマインダーを設定すると設定した時間に通知が来るようになります。

以下は「18:00に『請求書を送る』」というリマインダーを設定し、18:00になった時のiPhoneの通知画面です。

 

リマインダーを設定するとGoogle カレンダーでは以下のように表示されスケジュールも把握しやすくなります。

 

Googleカレンダーのリマインダーは『完了』ボタンを押すまで、常に表示されます。この機能のおかげでタスクの抜けや漏れを無くすことができるというわけです。

Google Keepでもリマインダー機能は利用できますが、Googleカレンダー方が入力しやすいためGoogle カレンダーの利用をオススメしています。

また、Googleカレンダーのリマインダーは「毎日処理しなければならない」「毎週処理しなければならない」「毎月処理しなければならない」「毎年処理しなければならない」といった繰り返し設定も可能ですし、「2日に1回」「2週間に1回」「2ヶ月に1回」といった複雑な繰り返し設定も可能です。

Google Keepのメモ機能

日時を指定せずタスクを追加したい場合はGoogle Keepのメモ機能を利用します。

Googleカレンダーのリマインダー機能は日時の指定が必須でしたが、Google Keepは日時の指定が不要のため、処理する日時を指定せずタスクを追加したい場合はGoogle Keepを使います。

Googke Keepにメモを追加すると以下のようになります。任意の順番に並び替えることができますし、常に上に表示したい項目をピン留めすることができます。

タスクが完了したらメモをアーカイブすることで、抜け漏れを無くすことが出来ます。

(※アーカイブとは・・・一見、削除したように見えるが、万が一の際には見返せる状態にしておくことです。アーカイブ(archive)は本来「保存記録」や「公文書」という意味をもちます。)

改行が必要なテキストや音声、画像、手書きメモなどでタスクを追加したい場合もGoogle Keepを利用します。

理由はGoogleカレンダーでは改行が必要なテキストや音声、画像、手書きメモ等の追加が出来ないからです。

Googleカレンダーでリマインダーを設定する方法

 Googleカレンダーを開く

PCの方は『Googleカレンダー』にアクセス

携帯・スマホの方は以下からインストールできます

ログイン画面が出た場合はGoogleのアカウントでログインしてください。Googleのアカウントをお持ちでない方はアカウントを作成してください。

リマインダーを設定する

iPhoneの場合を例にGoogleカレンダーでリマインダーを設定する方法についてご紹介します。

携帯の場合Googleカレンダーを開いたら『+』をタッチ

 

PCの場合は直接スケジュールをクリックし『リマインダー』をクリックします

『リマインダー』が表示されていない場合は『PCのGoogleカレンダーにリマインダーを表示する方法』をご覧ください。

『リマインダー』をタッチ

 

 

通知内容を入力します。

 

時間を指定したい場合は『終日』のチェックを外します

 

時間を変更したい場合は時間をタッチし変更します

 

「毎日処理しなければならない」「毎週処理しなければならない」「毎月処理しなければならない」「毎年処理しなければならない」といった「2日に1回」「2週間に1回」「2ヶ月に1回」といった繰り返し設定をしたい場合は下記の項目で設定できます。

保存をタッチすると完了です

 

リマインダーを設定できました

 

Googleカレンダーのリマインダーを完了処理する方法

完了したい項目を選択し

『完了とする』ボタンをタッチすると

取り消し線が引かれ、タスクが完了したことを確認できます。

Google Keepを使ってメモを追加する方法

Google Keepを開く

PCの方は『Google Keep』にアクセス

携帯・スマホの方は以下からインストールできます

ログイン画面が出た場合はGoogleのアカウントでログインしてください。Googleのアカウントをお持ちでない方はアカウントを作成してください。

メモを追加する

iPhoneの場合を例にGoogle Keepでリマインダーを設定する方法についてご紹介します。

Google Keepを開いたら『メモを入力』をタッチ

任意のテキストを入力します

タイトルを付けたい場合はタイトルを付けることもできます。

『戻るボタン』をタッチすると完了です

メモを追加できました

Google Keepで音声や画像、手書きメモなどを追加する方法

Google Keepでは入力したい方法を選択することが出来ます。

左から

  • チェックボックスリスト
  • 手書き
  • 音声入力
  • 画像

となっています。

Google Keepでリマインダーを設定する方法

リマインダーの設定はGoogleカレンダーでの設定の方が楽ですが、Google Keepでもリマインダーの設定はできます。GoogleカレンダーではGoogle Keepで音声や画像、手書きメモなどは保存できないので、上記のような情報にリマインダーを付けたい場合はGoogle keepを使います。

リマインダーボタンをタッチをすることでリマインダー設定ができます。

 

リマインドする日時を設定します

位置情報を利用して場所を指定することも出来ます。

チェックボタンをタッチし

 

戻るボタンをタッチ

 

リマインダーを設定できました

Google Keepのメモをアーカイブ処理する方法

タスクが完了し、メモを削除したい場合は、下記のように項目をスライドすることでアーカイブすることが出来ます。

(※アーカイブとは・・・本来は「保存記録」や「公文書」という意味をもつ英単語ですが、コンピュータ分野におけるアーカイブとは消してはいけないデータを長期保存するために、専用の保存領域に「安全にデータを保存すること」をいいます。使う予定はないが保存しておきたいデータを削除せずにアーカイブすることで、万が一の見返したい際に見返すことができます。)

Google Keepでアーカイブしたメモを確認する方法

『アーカイブ』をタッチすることで

過去にアーカイブしたデータを見返すことが出来ます。

アーカイブの解除ボタンをタッチすることで、アーカイブから戻す事も出来ます。

Gmailを導入したら最初に設定しておきたいオススメ設定とその手順

ハングアウトを非表示にしてサイドバーを見やすくする 

サイドバーのハングアウトでラベルが隠れているのを解消する方法です。

設定方法

1. サイドバー下のアイコンをクリックすることで非表示にできます。

2. ハングアウトが非表示になり、ラベル等が見やすくなりました。

 

一覧ページの件名を小さくし一覧性を高める

メールの一覧ページの件名を小さくし一覧性を高める方法です。

設定方法

1. 右上の歯車ボタンをクリック

2. 任意のサイズをクリック

3. 間隔が狭くなり、メールが見やすくなりました。

誤って送信してしまったメールを取り消しできる機能を有効にする

メールの送信直後に、誤字や脱字・添付ファイルのつけ忘れに気がついたことはありませんか?

Gmailには送信直後であれば送信をキャンセルできる機能があります。

キャンセルできる猶予時間は選択が可能です。

設定方法

まずGmailの設定画面を開きます。

設定画面の開き方が分からない方は『Gmailの設定画面の開き方』を参考にしてください。

1. Gmailの設定画面を開き「送信取り消し」の項目で「送信取り消し機能を有効にする」にチェックを入れ、送信後取り消せる猶予時間を設定します。

2. メールの送信後、検索バーの下に「取り消し」ボタンが表示されます。先ほど設定した時間内であれば、この「取り消し」ボタンでメールの送信を取り消すことができます。

宛先が複数のメールに返信する時にデフォルトで全員に返信する

Gmailでは、Ccなどで複数人宛てのメールでも、返信ボタンを押すと差出人1人に対しての返信になってしまいます。「全員に返信」ボタンをクリックすれば全員に返信することも可能ですが、全員に返信にすることの方が多い場合はデフォルトで「全員に返信」に設定しておくと便利です。

設定方法

まずGmailの設定画面を開きます。

設定画面の開き方が分からない方は『Gmailの設定画面の開き方』を参考にしてください。

1. Gmailの設定画面を開き「返信時のデフォルトの動作」より「全員に返信」にチェックを入れます。

キーボード ショートカットを ONにする

Gmailには様々なキーボードショートカットが用意されています。ショートカットを使うことで、作業効率をアップすることができます。Gmailで用意されているショートカットはGmail のキーボード ショートカットをご覧ください。

設定方法

Gmailの設定画面を開き「キーボード ショートカット」の欄で「キーボード ショートカット ON」にチェックを入れます。

自動で文末に署名が入るように設定する

メールの署名を毎回コピー&ペーストで入力するのは非効率なので、自動で文末に入るようにします。

設定方法

まずGmailの設定画面を開きます。

設定画面の開き方が分からない方は『Gmailの設定画面の開き方』を参考にしてください。

Gmailの設定を開き「署名」の項目でアカウント欄にチェックを入れ、署名を設定したいアカウントを選択します。 その下に任意の署名を入れます。フォントはブログのように変更が可能です。 署名の前には自動で「–」が入ります。 入れたくない場合は「返信で元のメッセージの前にこの署名を挿入し、その前の「–」を削除する。」にチェックを入れます。